Yalınlaştırmada rol model Bursa Büyükşehir

Her alanda “israftan arınma” modeli olan “yalınlaştırma”, Avrupa’da başta yerel yönetimler olmak üzere kamu ve özel sektörde yaygın bir şekilde kullanılıyor.

Türkiye’de ise son 10 yılda özel sektörün ve de özellikle de kurumsal firmaların taviz vermeden uyguladığı, büyük kazanımlar elde ettiği bir model…

Peki ya kamu?

Kaynakların en etkin şekilde kullanımını sağlayan yalınlaştırmanın Türkiye’deki “ilk uygulayıcı ve rol modeli” Bursa Büyükşehir Belediyesi.

Büyükşehir Belediye Başkanı Alinur Aktaş’ın talimatıyla yaklaşık 3 yıl önce uygulamaya alınan “Yalınlaştırma” modeliyle yerel yönetim her başlıkta ciddi bir tasarruf sağladı. Öyle ki model, Bursa Büyükşehir’in tüm hücrelerine işlemiş durumda.

***

Yalınlaştırma üzerine periyodik olarak düzenlenen eğitim programlarıyla da personelin sisteme adaptasyonunda ciddi mesafeler alındı.

İşte bu programlar kapsamında düzenlenen sempozyumda Büyükşehir Belediye Başkanı Alinur Aktaş, şu vurguyu yaptı:

“Ölçemediğimiz hiçbir şeyi yönetemeyiz, anlayışına sahibiz. Yalın uygulamalardan elde ettiğimiz yıllık kazanım miktarı 800 milyon TL civarında. Kamuda radikal uygulamalar yapmak yönetici için riskli bir durumdur. Çünkü bu kararlılık ve cesaret isteyen bir süreçtir. Değişim zordur, değişimi yönetmek ise daha da zordur. Eğer farklı bir sonuç bekliyorsak yöntemlerimizi mutlaka değiştirmeliyiz.”

Bu vurgudan da anlaşılacağı üzere;

Yalın belediyeciliğin hedefi, başta zaman, personel, araç ve ekipman olmak üzere tüm hizmet birimlerinde verimlilik artışının sağlanması… 

Böylece hizmet kalitesinin artırılarak vatandaş memnuniyetinin azami seviyeye çıkarılması…

***

Bu yıl kapsamı daha da genişletilen ve de Başkan Alinur Aktaş’ın önderliğinde Genel Sekreter Ulaş Akhan, Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Bayhan ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı Alper Bayrak sorumluluğunda yürütülen yalınlaştırma uygulamalarından ilk 2 ayda memnuniyet veren sonuçlar alındı. Daha şimdiden yıl sonunda yerel yönetimin 1,5 milyar TL’lik bir tasarruf sağlayacağı hesaplanıyor…

Bu arada belirtmek gerekiyor ki;

Yalınlaşma modeli Bursa Büyükşehir Belediyesi’nde kurumsal bir kimlik de kazandı. Şu an için Türkiye genelinde yerel yönetimlerde faaliyet gösteren ilk ve tek Yalın Yönetim Şube Müdürlüğü Bursa Büyükşehir Belediyesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesinde faaliyet gösteriyor.

Dolayısıyla yalınlaştırma anlayışı, Bursa Büyükşehir’de israfla mücadeleyi ve doğal olarak etkin kaynak kullanımını “iş olsun” diye değil, uygulama ve sonuçlarının ciddiyetle takip edildiği kurumsal bir sisteme dönüştürülmüş durumda…

***

Peki, işin mutfağında neler yapılıyor da tüm hizmetler yalınlaşıyor diye düşünürken aynı zamanda endüstri mühendisi olan konunun uzmanı Alper Bayrak’a sorduk ‘Yalın Belediye Bursa Büyükşehir’i:

“2020’de radikal bir model arayışı vardı. Çok fazla alanda kaynak tüketiyoruz ancak bu kaynakların vatandaşın gerçek ihtiyaçlarına dönmesi noktasında yeterince verim alınabiliyor muydu? Bu noktada da özellikle otomotiv sektörünün yıllardır kullandığı Kaizen modeli var. İhtiyaç duyulan şeyin ihtiyaç duyulan miktarda alınması ile üretim maliyetlerini minimize etmeyi amaçlayan bir model, sürekli iyileştirmeyi esas alan bir model. Bursa’nın yabancı olduğu bir model değil. Otomotivde çalışanlar çok iyi bilir. Biz bu Kaizen yalın modeli kamuda hayata geçirebilir miyiz diye kafamızda bir düşünce oluştu. Başkanımız da radikal bir karar üreterek bu süreci başlattı.

Vatandaş için değer üretmeyen ancak kaynak tüketen ne varsa bunlardan arınmamız gerekiyordu. Bunu nasıl yapacaktık? Bunun için bilimsel metotlar kullanmamız lazım. Çünkü sahada bir proje ile alakalı ihtiyaç duyduğunuz konular şunlardı: Personel, araç, mal, malzeme, alan, tesis. Bunlar bütün süreçlerde ihtiyaç olan kaynaklardır. Bu kaynakların miktarı nasıl belirleniyor? Belirlenmesi ile alakalı bilimsel metotlar maalesef kullanılmıyordu. Dolayısı ile buna karşı yalın üretimin bir bakışı açısı var. Kullanılan yöntemleri belirleyip kullanmaya başladık. Bu modelde az kaynak tüketimi ile çok memnuniyet sağlamak gerekiyor.”

***

Alper Bayrak’ın verdiği cevaptan da anlaşılacağı üzere;

Yalınla alakalı süreçte temel alınan kriter ölçüm ve analiz.

Tüm hizmet başlıklarında yani proseste “mevcut durum nedir?” diye sürekli ölçüm yapmak.

Tabii bunun için bir takım ölçüm teknikleri var.

Veriye dayalı bir karar vermek gerekiyor. 

Yalın yönetimde kullanılan 250 yönetim aracından en temel olan 8 yönetim aracı belediyeye uyarlanarak tüm birimlere temel eğitimleri verildi.

Temel Kaizen modeli, problem çözme, iş ve zaman etütleri bunlardan bir kaçı…

Eğitimlerle birlikte tüm kadro bu yönetim araçları ile donatılıp, böylece yürütme sağlandı.  

Aslında uzun bir yolculuk bu!

2020’de başlayan süreç sayesinde hizmetlerin çeşitliliği ve miktarı yüzde 28 oranında arttı.

Tabi hizmetlerin artması demek yeni personel ihtiyacı demekti. Ancak Büyükşehir tüm yeni hizmetleri mevcut personeli daha verimli kullanarak sağladı.

Alper Bayrak bu durumu “Biz mevcut alanlarda ihtiyaç duyulmayan personeli belirleyip onları yeni hizmet alanlarına kaydırdık. Kimse işten çıkarılmadı. Yeni personel maliyeti de oluşmadı” şeklinde özetliyor. 

Yalın belediyecilikte temel prensip vatandaşa hizmet kalitesi, sayısı ve memnuniyeti artırılırken maliyetleri minimize etmek…

Böylece vatandaşın memnuniyetini önceleyen, ihtiyacı olan hizmeti sunmak.

Bursa’da İnegöl Belediyesi de yalın belediyecilik modelini uygulamaya koydu.

Aslında tüm il ve ilçe belediyelerinin bu modeli uygulamaya koyması vatandaşa hizmet kalitesi noktasında doğru hamle olur.

E Amerika’yı yeniden keşfetmeye gerek yok.

Bursa Büyükşehir Belediyesi 4 yıldır bu modeli layığı ile uyguluyor.

Örnek almak isteyenler için çok iyi bir rehber.